[Calendario tributario 2026] guía para pymes en Colombia

Antes de mirar meses: tres decisiones que le ahorran problemas

El calendario oficial de la DIAN define vencimientos según el último dígito del NIT (sin el dígito de verificación). Por eso, más que “una fecha”, usted necesita ubicar su empresa en el grupo correcto y luego programar recordatorios internos con varios días de anticipación.

Si usted organiza su año por “rutinas” (mensual, bimestral, anual), el cumplimiento se vuelve predecible.

Para empezar, resuelva estas tres preguntas:

• ¿En qué régimen está su empresa? (ordinario o SIMPLE) y si tiene responsabilidades especiales (retención, IVA, ICA, impuesto al consumo, etc.).
• ¿Cuál es su periodicidad del IVA? Algunas pymes declaran bimestral, otras cuatrimestral. Cambia el ritmo de caja y de revisión.
• ¿Qué obligaciones territoriales aplica? El ICA y sus retenciones dependen del municipio (por ejemplo, Bogotá, Medellín, Cali u otros), y no siempre coinciden con las fechas nacionales.

Obligaciones que normalmente se repiten durante todo el año

Antes del “mes a mes”, conviene que usted tenga claro qué tareas suelen aparecer de forma recurrente. Así, cuando llegue un mes exigente, su equipo no tendrá que improvisar.

La mayoría de retrasos ocurre por procesos repetidos que no tienen dueño ni recordatorio.

• Cada mes: retención en la fuente (si aplica), retenciones de ICA (si aplica), conciliación de facturación electrónica y soportes, revisión de pagos a terceros y novedades de nómina.
• Según periodicidad: declaración y pago de IVA, y en algunos casos declaraciones relacionadas con consumo o actividades específicas.
• En temporadas puntuales: declaración de renta (sociedades), entrega de información exógena (medios magnéticos), cierres contables y preparación de certificados.

Una buena práctica es cerrar cada mes con un “paquete” de evidencias: extractos, cuentas por pagar, reportes de ventas, notas crédito, soportes de compras, y cruces de impuestos. Eso reduce errores cuando llegue el momento de declarar.

Cómo aterrizar el calendario a su empresa (sin enredos)

Para que esta guía le sirva en la vida real, conviértala en una agenda interna. El primer paso es ubicar su vencimiento por NIT en el documento oficial y copiarlo a una hoja de cálculo o a su calendario digital. Luego, cree “fechas internas” anteriores para revisar y aprobar, porque el día del vencimiento debería ser solo para presentar y pagar.

Cuando usted separa revisión, aprobación y presentación, disminuye errores y urgencias.

• Defina un día fijo de cierre mensual (por ejemplo, el 3 o el 5): ese día se consolidan soportes, bancos y facturación.
• Marque en su agenda el día de impuestos: retención y obligaciones mensuales se revisan y se dejan listas con anticipación.
• Identifique su periodicidad de IVA (bimestral o cuatrimestral) y programe el cierre con 10 días de margen.
• Si usted está en SIMPLE, anote sus anticipos y verifique que la facturación y la nómina queden alineadas con su categoría.

Incluya también un control mínimo de calidad: cruce de ventas vs. facturación, compras vs. soportes y bancos vs. contabilidad. Con tres cruces básicos usted detecta a tiempo la mayoría de inconsistencias que luego generan correcciones.

Plan de implementación en 10 pasos para 2026

Si usted quiere pasar de “apagar incendios” a trabajar con orden, siga este plan. No requiere software costoso; requiere disciplina y responsabilidades claras.

Un calendario funciona cuando alguien lo lidera y todos lo respetan.

• Liste obligaciones nacionales y municipales de su empresa.
• Asigne un responsable y un suplente por obligación.
• Defina fechas internas (30, 15 y 7 días antes).
• Cree una carpeta anual con subcarpetas por mes y por impuesto.
• Estandarice nombres de archivos y soportes (fecha, tercero, concepto).
• Revise tarifas y parametrización de retenciones en su sistema.
• Haga un cierre mensual con conciliación de bancos y facturación.
• Reserve caja para impuestos como “gasto fijo” del mes.
• Agende una reunión corta de control cada semana en meses críticos.
• Documente cambios (RUT, actividad, periodicidad) y actualice su agenda.

Con este plan, el año deja de ser una lista de sustos y se convierte en una herramienta de planeación financiera.

Mes a mes: qué revisar en 2026 para su pyme

Use esta tabla como guía de planificación: le muestra en qué meses suele haber más carga y qué dejar listo. Recuerde que los vencimientos exactos se definen por el último dígito del NIT, así que su mejor práctica es trabajar con fechas internas anteriores.

Programe recordatorios internos siempre 7, 15 y 30 días antes del vencimiento real.

Meses más críticos y cómo prepararse con anticipación

Para muchas pymes, los meses más exigentes suelen ser abril y mayo (por renta de sociedades y ajustes), y luego agosto a octubre (si hay renta de personas naturales en su entorno). También se complica cuando coincide IVA con retenciones.

Su mejor defensa es separar “preparación” de “presentación”: primero calidad, luego envío.

• 60 días antes: revise contabilidad, soportes y terceros; detecte faltantes.
• 30 días antes: haga preliquidaciones y escenarios; identifique impacto en caja.
• 15 días antes: cierre cifras, obtenga aprobaciones y deje pagos listos.
• 7 días antes: valide novedades finales y confirme disponibilidad de caja.

Checklist práctico para que usted no dependa de la memoria

Un calendario funciona cuando se convierte en hábitos. Este checklist sirve para crear una rutina mensual y otra anual, incluso si su empresa es pequeña y su equipo es reducido.

Si usted define un responsable por obligación, el riesgo baja de inmediato.

• Rutina semanal: revisar facturación, compras y bancos; detectar documentos faltantes.
• Cierre mensual: conciliar cuentas clave, validar retenciones, dejar “paquete” de soportes.
• Control de caja: separar dinero para impuestos; no mezclarlo con gastos operativos.
• Tablero simple: fecha interna, fecha de vencimiento, responsable, estado y evidencias.

Si desea más recursos prácticos, puede consultar el sitio y centralizar su información de cumplimiento en un solo lugar: asesoreslegalesycontables.com.co.

Errores frecuentes que generan sanciones (y cómo evitarlos)

Muchas sanciones no vienen de “no pagar”, sino de presentar tarde, presentar mal o presentar con inconsistencias que disparan correcciones. La mayoría se evita con controles sencillos.

El error más caro suele ser el que se repite en silencio mes tras mes.

• No conciliar facturación vs. bancos: termina en diferencias de IVA o ingresos mal registrados.
• Retenciones mal configuradas: tarifas equivocadas o bases sin revisar generan pagos inexactos.
• Soportes incompletos: compras sin requisitos, datos de terceros desactualizados o documentos sin relación clara.
• Confundir nacional con municipal: ICA y reteICA con calendarios distintos y sanciones propias.

Cuando usted detecte un error, priorice dos cosas: corregir la causa (proceso) y dejar evidencia (qué pasó, qué se ajustó y por qué). Esa disciplina le ayuda si luego necesita aclarar información.

Preguntas comunes de pymes sobre el calendario tributario

¿Dónde encuentro mi fecha exacta? En el calendario oficial del año, según el último dígito del NIT. Usted puede copiar esas fechas a su agenda, pero siempre programe recordatorios previos.

Si su empresa cambia de responsabilidades o periodicidad, su calendario también cambia.

¿Qué pasa si presento a tiempo pero pago tarde? Normalmente aparecen intereses por mora y, según el caso, sanciones. Por eso es clave separar caja para impuestos con anticipación.

¿Si estoy en SIMPLE, tengo menos tareas? Puede simplificar algunas obligaciones, pero no elimina la necesidad de soportes, facturación y control. Revise su calendario con su contador para no asumir de más.

¿Cómo manejo obligaciones territoriales si vendo en varias ciudades? Identifique su municipio de registro y los municipios donde se cause impuesto según su operación. Lleve un control por ciudad y evite mezclar fechas.

Conclusión

Cuando usted entiende los meses fuertes y convierte los impuestos en rutinas, el año deja de sentirse como una carrera. Use esta guía como base para construir su agenda interna, asignar responsables y anticipar caja. Si además cruza su operación con el calendario oficial por NIT, usted tendrá un plan realista para cumplir sin estrés.

Un buen sistema de calendario convierte el cumplimiento en tranquilidad y decisiones mejores.

Para centralizar información y mantener a su equipo alineado, conserve esta guía como referencia interna y visite su sitio cuando necesite apoyo o contexto adicional: asesoreslegalesycontables.com.co.